很多在找工作的人,都常常會很好奇的一類問題是和招募有關的:我寄了履歷表以後到底要等多久才會接到面試通知?到底要經歷多少關的面試?面試以後要多久才會知道結果?或是我們可以用一個簡單的問題來包含這林林總總的疑問:到底一家公司的招募程序是怎麼樣的?

  說穿了,這些問題的答案很簡單:每家公司都不相同。

  我常常會提醒一些在找工作的朋友,在找工作的人和在找人才的人,對時間的感覺是很不一樣的。我自己在工作崗位上是非常忙碌的,經常在各個大小不同的會議室裡面遊走,再加上如果遇到必須到海外去出差,就會有一種「一整個星期下來好像沒有完成什麼事情」的錯覺。
  我自己也找過工作,找工作的時候總會希望「自己把履歷表寄出去的隔天就接到邀約面試的電話」,但其實那是徵才網站的廣告裡演的,在真實世界中幾乎不可能會發生。

  在台灣,大部分的企業透過104人力銀行來刊登招募職缺 ( 就算你看到很多知名大企業有自己的徵才網站,但你真的點進去填寫履歷表,就會發現這些網站的結構都非常相似,因為這當中有許多徵才網站後台用的都還是104人力銀行的服務 ) 。當你投遞了履歷表之後,就進入了甄選的第一關,也就是篩選履歷表。有一些公司會由企業的HR來作初步的篩選,把學經歷或是其他條件不合適的履歷表刪去,然後把經過初步篩選的履歷表轉給用人單位主管;也有一些公司會讓用人單位主管取得徵才系統的帳號密碼,然後讓他們自己篩選履歷表。無論HR有沒有參與篩選履歷表的工作,用人單位主管都會從履歷表當中挑出想要約來面試的應徵者,然後請人力資源單位邀約面試。
  另外我也知道國內一家產業龍頭、非常知名的公司,會由人力資源單位直接從應徵者的名單中篩選條件符合的應徵者,然後直接約來進行筆試,只有筆試通過的人才有機會進入面試的階段。我為什麼知道?因為我也去參加過筆試,我在接到電話的時候,還以為筆試結束以後就會安排面試,所以穿西裝打領帶前往該公司,卻發現只見到一位人力資源的夥伴在監考,而整個考場大概有三四十個人,分別在填寫不同職務的不同筆試考卷,考完試以後就回家等候進一步通知。也算是一個特別的經驗。

  那些通過了篩選的履歷表,通常就會回到人力資源單位安排面試。用人單位主管可能會和人力資源人員議定一些有空的時間,然後請人力資源人員打電話和應徵者約在這些時間內進行面試。同樣很具挑戰性的是,你可以想像得到,大部份的人力資源人員的上班時間都和你的一樣,所以他們會試著在上班的時候撥電話給你,問你可不可以來面試;但你在上班的時候,可能一點也不方便回答你什麼時候可以來面試這一類的問題 ( 所以當你有一天發現隔壁的同事在上班的時候會接到某一通非常神祕的電話,他要不是壓低音量講話就是匆忙離開座位去講電話,然後過兩三天就跟老闆說自己家裡有事必須請假,你就知道他可能在找工作 ) ,你必須要請對方稍晚再撥一次,或是由你自己有空的時候回撥電話給對方。另外一種可能是,你根本就很難請假配合公司提出的面試時間,你提出了一個你可以的時間,但對方必須回過頭去和用人單位主管再次確認時間。總而言之,這個任務的結果常常是,我的部屬前一陣子告訴我說,一般來說他們必須要打三通電話左右,才能成功地約好一場面試。

  而面試的方式就有千百種。我自己知道 ( 該怎麼說呢?我個人就待過一大堆公司,每一份工作都是面試了好幾家公司以後才找到的,所以個人經驗應該還有幾分參考價值 ) 的狀況,大部份的公司會在一次或二次面試內完成甄選的程序。
  我第一次擔任HR的那一家高科技製造公司,所有的面試都只會進行一次,而且HR只協助邀約面試者,並不會參與面試,所以只有一次面試機會,由用人單位主管自己去認識並且判斷應徵者是否適任。從很多人力資源相關的學術研究中都認為,人力資源工作者在面試的過程中確實可以提供一些和用人單位主管不太一樣的觀點和角度,但這並不是我唯一遇到HR不參與面試的公司。至於那些會由HR參與面試的公司,有時候也會在一次面試中由用人單位主管和HR先後進行面試,不需要安排到二次面試。
  我現在任職的公司,每一位應徵者會經歷初試和複試,初試的程序會由直接帶這個職位的基層主管面試,如果需要筆試也是在初試的時候一併進行。通過初試的應徵者就會再次安排複試,由該部門的部門經理和HR進行面試,一般來說會有二到三位應徵者進入複試的階段,最後選擇其中一位應徵者錄取。在我的職涯中,大部份的公司都採取非常類似的面試程序。
  當然還有其他不同方式的面試方法。
  我替公司的某些單位安排過多對多面試,也就是在面試的程序當中,同時有多位面試官面試多位應徵者,由面試官對所有的人提問同樣的問題,然後每一位應徵者輪流回答問題,再由每一位面試官分別打分數,先回答的不一定吃虧、後回答的也不見得就占優勢,這種面試的好處是可以在短時間內一次面試很多人,但通常適用於某一些特定的職務。
  我也聽過某一家公司的面試方式是,同一個部門會有三位有可能成為你未來同事的人輪流來和你面試,這些人都擁有否決權,任何一個人在談完之後覺得「這傢伙不能成為團隊的一員」的話你就出局、也就沒有下一個人會來和你面試,但就算每一個人都覺得你「還不錯」,也要看最後一個來面試的面試官,也就是你真正的老闆要不要用你,他才是真正會決定你會不會被錄取的人。換句話說,你有可能會見到一到四位面試官,只有見到第四位面試官的人才有機會被錄取。這大概是我聽過最奇特的面試程序,會在這邊提出來也是因為,那家公司大概是全球首屈一指的高科技公司。
  不管面試是一次或是兩次,你大概都會知道,一個職務,也許需要安排個三到五個應徵者,然後從中間選擇一個最合適的人選。每一家公司的每一位主管都不會只負責面試,所以面試完所有的應徵者再從中間選一個人,整個面試程序如果可以在二個星期內完成,我都會說是效率還不錯的了。

  當然還有那些銀行的儲備幹部甄選,有一大堆的考試、簡報、或是個案討論會議…然後從中間選出誰是優秀的員工;或是航空公司在招聘員工通常也有標準的程序。不過因為這一類的招募往往都有其標準作業程序,甚至事先公告放榜日期,所以就先不在這篇文章裡作討論。

  決定好哪一個應徵者會被錄取以後,大部份的公司還需要進行任用程序。這通常會包括核定職等和薪資,然後上任用簽呈,等到簽呈核准後,才能通知應徵者被錄取了,並且和他確認什麼時候可以來報到。如果是那些人力資源運作比較專業的公司,人力資源單位會在這時候通知一起競爭到最後卻沒有被錄取的應徵者,也就是寄發所謂的「遺珠函」 ( 以前通常都會寫說「已經把你的資料留在資料庫中…」,但我很懷疑有多少公司真的會在之後還把那些人的資料翻出來看 ) ,希望未來還有和你合作的機會。
  但有時候用人單位主管會擔心被錄取的人最後反悔不來報到,所以會請求人力資源單位先保留另外一個沒有被錄取但表現也很不錯的應徵者,等到被錄取的人真的來報到以後再發遺珠函給他。身為HR的我們,如果接到用人單位主管這樣的請求,就會變得超痛苦的,因為我們總不可能真的去跟應徵者說「你其實排在後補名單中」吧,所以我們只好想盡一切辦法,比方說告訴應徵者用人單位主管最近很忙、大老闆最近出差不在公司裡不能作最後決定…然後能拖多久就拖多久。

  所以從你寄履歷表到你最後知道自己有沒有被錄取,這之間大概有多久的時間?真的很難說。我最近一次找人,從我在104人力銀行上刊登履歷表到我找到第一個我覺得可以約來面試的人,中間隔了四個工作天;而我們部門的同事真的替我找到這個人來面試,大概又隔了四到五個工作天。那麼你可以想像,如果我打算挑了兩三個人面試以後做決定,這整個程序大概會拖延一段時間。我以前待在一家規模比較小的公司裡,招募與甄選的工作量沒有那麼大,我老闆常常說「一個職缺一個月沒有人而主管還可以忍受的,就代表主管不真的需要這個人。」所以我們在遞補任何職缺都是以一個月為目標;我現在的公司規模真的很大,同時刊登在104人力銀行上的職缺超過70個,如果從職缺刊登上去到發出聘雇合約書作為招募周期,我們的招募平均週期為40天,大約是六周的時間。
  當然,你不一定會需要六周才會知道自己有沒有被錄取,說不定你去面試完以後就馬上被用人單位主管說不適合,一周後就會收到遺珠函;但如果你正好是職缺刊登的第一天就寄履歷表而且也第一時間就被請來面試,有時候用人單位主管還是會不放心,想要多找幾個人來看看,結果你明明表現很好,仍然必須要耐心地等待個幾周才會接到錄取通知。

  所以應徵一份工作到底要等多久才會知道到底有沒有機會?其實沒有人有正確答案…

 

本文作者:WJCHANG,刊載於萬惡的人力資源主管部落格應徵一份工作要等多久〉更多內容請見萬惡的人力資源主管部落格,未經授權,不得轉載。

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