最近因為自己需要找一個基層的HR同仁,在大約二個星期內,前前後後看了二百多封履歷表,並且從中間挑選了十二位 ( 唉,找一個二年以內經驗的HR要面談十二個人,像我一樣龜毛的主管大概不多吧 ) 我認為履歷表比較吸引人的應徵者來面試。以下是我簡單的一些想法:

  我相信我的很多甄選標準不見得和其他用人單位/HR主管一樣,但是你可以想像得到,當一個用人單位主管在二個星期內,扣掉作其他事情、開會…的時間,還要看200封以上的履歷表的時候,平均每一封履歷表大概只會被打開30秒到1分鐘左右吧,所以如果一位應徵者沒有辦法在這段時間內讓用人單位主管有「驚喜」的感覺,大概就連面試的機會都沒有了。這樣的狀況在現在的勞動市場應該是一個常態,你只要去書店翻一下那些和職場生活有關的雜誌,採訪到HR主管,幾乎都是相似的說法,可是就算這樣,至少這一次我很明顯地感覺到,花時間把自己的履歷表 ( 尤其是自傳 ) 好好地撰寫一下的應徵者,還是只有少數。

  另外一個心得是,在和每一位應徵者面談時,我都有遞上我的名片,在面談結束以後,也有禮貌性地告知對方「如果有問題的話請隨時與我連絡」,不過呢,這十二位應徵者當中,只有二位在面談後的一兩天內寫email謝謝我給予的面談機會。這事情讓我還蠻訝異的,只要上網查詢一下提及面談注意事項的文章,許多有經驗的用人單位/HR主管都會建議應徵者在面談後,記得寫一個簡短的感謝函給面談主管。這個我從十多年前就謹記在心的小技巧,居然在這麼多職場專家傳授了這麼多年的現在,還是很少人會這麼作…
  不過我也要承認,關於這一點,居然有主管的意見和我相反。我事後跟幾位交情很好的HR同業聊到這件事情的時候,有一位HR主管告訴我說,他們公司 ( 也是國內很知名的高科技公司 ) 有一位主管絕對不錄取這樣的應徵者,我聽了非常訝異,那一位主管認為,只有那些在面談過程中表現得不好的應徵者,才會想要在事後利用這樣的機會彌補自己在面談時的缺點。好吧,我提出這個說法有一點點「來函照登」的意味,我自己並不認同這位主管的說法,甚至我現在的老闆 ( 他會參與面談的都是公司的部門級以上主管 ) 也告訴過我,他習慣在面談時遞給每一位應徵者名片,而這些應徵者有沒有在面談後寫感謝函給他,將會影響到應徵者會不會被錄取。
  不知道該怎麼下結論,但是我遞上了我自己的名片,也告訴應徵者「如果有問題的話請隨時與我連絡」,至少我覺得,我應該有透露出「很歡迎應徵者和我聯絡」的訊息吧…倒也不是說自己很喜歡被別人謝謝的感覺,我還沒有那麼無聊或是那麼需要別人用這種方法來肯定,畢竟應徵者寄了一封致謝的email,我大概也只會打開來看一下、頂多回個簡短的email、然後就回到我的工作中。但至少我相信這個花不到五分鐘的動作,應該可以讓用人單位/HR主管知道你非常有意願加入該公司。不過無論如何,面談後有至少寫一封email來致謝的只有二位,尤其是這還是一個HR的職缺,這件事讓我有一點點沮喪。

  再來也同樣讓我感到小小的失望的是,我在最後決定人選之後,親自打了email給每一位曾經前來面試而沒有被錄取的應徵者,謝謝他前來面試、很抱歉我沒有辦法選擇他、我覺得他的優缺點各是什麼、以及我最後為什麼選擇了其他人。我知道很多公司的HR單位都會作這個事情,但是那多半都是制式的遺珠函,我自己認為每一位來面試、有機會成為我的部屬的人,都代表了他們對HR這個領域的熱情和企圖心,所以雖然他們最終無法加入我們公司,但仍然是很好的人才 ( 想想,得到了面試機會的每一位應徵者,都是二百多位應徵者中選出來的十幾位之一 ) ,我會很希望這些晚輩可以在這個面談的過程中,至少得到學習和成長的機會。不過也許我太雞婆了,我寫了十一封email給沒有被錄取的應徵者,然後…收到我的email後還有再回信的人,也只有五位。這其中有人很簡單地說謝謝、有人很遺憾地和我分享他收到我的email時的沮喪、有人試圖告訴我說我作了一個錯誤的決定 ( 哈哈哈…說真的,我喜歡那位年輕朋友的勇氣,下一次如果還有機會,我一定會主動和他連絡,問他還想不想到我旗下工作… ) 。而且那一句被大家都說爛了的話是這麼講的:「HR這個業界真的很小」,就算最後未能錄取我們公司的職缺,我還是會很願意和一些優秀的年輕朋友保持關係,或許最後被錄取的應徵者因故不能來報到、或許以後還是有合作的機會、也或許將來我會願意推薦其他的工作機會給他。
  我記得我以前提到過,有一些公司是我面談結束後就知道自己絕對不會去加入的,也許對其中幾位應徵者而言,我的公司也屬於這樣的水準;但就算是這樣,我還是某一家公司的HR主管,而每一位來應徵的應徵者將來也都有機會成為別家公司的HR主管,我們還是有可能會在一些研討會上碰到面的啊,所以…和面試官維持一定程度的禮貌關係,同樣地,花不了多少時間,我覺得說不定有一天會有用。我不確定有多少人聽過這些面談技巧,總之,這樣作的應徵者也只有面談的人的一半不到。

  最後也是我這篇文章中另外一個想要分享的,我發現很少應徵者在面談的時候問問題,大部分都是我面談完了、介紹完工作內容了,最後詢問應徵者有沒有問題,然後好幾次得到的答案是:「暫時…沒有耶,您介紹得很清楚了。」該怎麼說呢?我相信這些應徵者一定不知道,對我來說,應徵者會問些什麼問題是很重要的甄選標準,我會從一個應徵者問些什麼問題來判斷該名應徵者值不值得被錄取,如果應徵者問的問題比較有策略性、比較有深度、比較和釐清工作內容有關,說真的在我心裡是有加分的作用的。而這一點我也和我老闆的想法一致 ( 我當年應該是這樣被錄取的吧,至少我寫了email謝謝他給我面試的機會,也問了一些頗難回答的問題 ) 。適度地提問,會至少給大多數用人單位主管一種感覺是,你很專心地聽他談話,而且想更了解這家公司。我覺得這二種感覺無論哪一種都會有正面的幫助,但是卻有很多應徵者輕易地放棄了這個加分題的機會,真的有一點可惜。
  而且面談有一個更重要的功能,這是面試官唯一的機會可以向應徵者親自介紹公司。換一個角度來思考這個問題,這也是應徵者唯一的機會可以釐清自己對公司的疑惑。如果花一點點時間上「yahoo!知識+」的網站,會看見各式各樣和求職有關的問題,甚至一些很基本的問題,比方說某某公司面試完以後通常過多久才會接到通知、某某工作未來的生涯發展如何…等問題,我總是會想,這一類的問題,婉轉地詢問用人單位主管或是HR「我方不方便知道貴公司多久會作出決定?」、「我想要知道這份工作未來的發展前景是什麼?」…比起在網路上聽不認識的人的意見,至少我個人覺得在面談的時候問清楚應該是比較好的選擇吧。
  最近被問到一個對應徵者也許有一點重要的問題,就是應徵者很難從短短的面試中了解這家公司到底值不值得加入。正因為如此,我才會覺得應徵者在面談的過程中問適當的問題,其實更顯得重要。一般的用人單位主管都會在面試的過程中介紹工作內容,但是每一項工作內容的比例如何 ( 行政瑣碎的事情多不多? ) 、這個職務是新增的還是遞補的、用人單位主管期待的優秀員工應該具備什麼特質、主管怎麼衡量員工的績效 ( 當然,請千萬不要一開口就問薪資福利股票等問題 ) …這些問題用人單位主管都可能不會主動提到,但如果提問恰當,透過這些問題,可以進一步地協助應徵者更加地了解公司文化、主管管理風格、工作內容,這些往往是決定一個員工會在這家公司待多久的重要因素。換句話說,如果有機會在面談時就釐清這些問題,我覺得也會有助於應徵者在選擇工作時作出正確的決定。
  另外,從用人單位主管的談話中,也很容易感覺到自己被錄取的機會大不大,可以想像得到,如果主管很仔細地回答這些問題,就代表自己是很有機會被錄取的,相反地如果主管對於應徵者的提問的回答並沒有積極回答的意願,也許應徵者也可以適度地降低自己的期望…

  所以,你有沒有過一種感覺是,其實自己真的在專業上的表現沒有問題,但是面談找工作總是不順利?如果是的話,說不定你需要想一想,也許從頭到尾都不是專業的問題呢!

本文作者:WJCHANG,刊載於萬惡的人力資源主管部落格面談,不只是專業的問題〉更多內容請見萬惡的人力資源主管部落格,未經授權,不得轉載。

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